در اینجا توجه علاقمندان به بازدید از نمایشگاه فتوکینا را به برخی نکات مرتبط با چگونگی اقدام به منظور بازدید از این نمایشگاه جهانی جلب می‌‌کنیم. با ادای احترام به شما، تقاضا داریم اطلاعات زیر را با دقت مطالعه و بر این اساس، سفر خود به آلمان را برنامه‌ریزی کنید:
نخست به این نکته مهم توجه داشته باشید که آخرین مهلت ثبت‌نام چهارشنبه ۶ مرداد ۱۳۸۹ است.
گام اول : تهیه معرفی نامه
متقاضی باید از یکی از سازمان‌ها، مراکز یا نهادهای دولتی و یا وابسته به دولت که فعالیت‌های وی را تحت نظر، پوشش و یا حمایت دارد یک معرفی‌نامه خطاب به اتاق بازرگانی و صنایع و آلمان تهیه کند. برای مثال: وزارتخانه، اتاق بازرگانی و صنایع و معادن ایران (تهران یا سایر شعب)، انجمن، اتحادیه، سندیکا و …
گام دوم : مراجعه به اتاق بازرگانی و صنایع ایران و آلمان
لطفاً قبل از تاریخ ۶ مرداد، با در دست داشتن معرفی‌نامه به بخش نمایشگاه‌های اتاق بازرگانی و صنایع ایران و آلمان واقع در تهران، خیابان آفریقا، از جنوب به شمال نرسیده به چهارراه جهان کودک، پلاک ۱۶، طبقه اول مراجعه فرمائید. خانم رها رامین‌فر نماینده مرکز نمایشگاه‌های بین‌المللی کلن در اتاق پاسخگوی شما خواهد بود. لطفاً در زمان مراجعه مبلغ -/۷۳۰۰۰۰ ریال برای خرید کارت ورودی نمایشگاه و فتوکپی مدرک اشتغال به کار خود (نظیر: پروانه تولید، جواز کسب، لیست بیمه، روزنامه رسمی و …) را به همراه داشته باشید. شایان ذکر است کارت ورودی نمایشگاه انحصاراً در اختیار اتاق بازرگانی ایران و آلمان است و وجه آن پس از فروش مسترد نمی‌شود.
بازدیدکنندگان نمایشگاه با استفاده از همین کارت، در ایام برپایی فتوکینا در شهرکلن، برای رفت و برگشت به نمایشگاه از وسایل نقلیه عمومی به صورت رایگان استفاده خواهند کرد. ضمناً بهای فروش کارت نمایشگاه در محل -/۱۱۵ یورو است. خانم رامین‌فر فهرست مدارک مورد نیاز سفارت آلمان، فرم درخواست صدور روادید شنگن، بروشور اطلاعاتی نمایشگاه فتوکینا و سایر اطلاعات لازم را در اختیار شما قرار می‌دهد.
اتاق بازرگانی وصنایع ایران و آلمان برای شما قرار ملاقات نزد سفارت آلمان درتهران تنظیم و زمان آن رامتعاقباً به اطلاع شما خواهد رساند.
از متقاضی محترم درخواست می‌شود تا در زمان مقرر با در دست داشتن مدارکی که قبلاً فهرست آن را دریافت کرده است، به سفارتخانه مراجعه و درخواست خود را تسلیم کند. ساکنین شهرستان می‌توانند معرفی‌نامه‌های خود را از طریق فاکس شماره۸۸۷۹۴۴۰۱(۰۲۱) به اتاق ارسال کنند و در آغازِ کار ملزم به مراجعه به تهران نیستند. ضمناً درخواست می‌شود، هزینه کارت ورودی نمایشگاه را به شماره حساب آن اتاق (حساب جاری ۰۱۹۴۴۱۴۷۲۲ نزد بانک تجارت، شعبه احمد قصیر، کد شعبه ۰۳۴) واریز و تصویر فیش بانکی را به همراه معرفی‌نامه از طریق فاکس ارسال کنید. نشانی پستی دقیق، شماره تلفن و شماره فاکس خود را در زیر یکی از این برگه‌ها مرقوم فرمایند. متقابلاً تمامی مدارک لازم از طریق پست پیشتاز ارسال خواهد شد.
گام سوم : تهیه بلیط هواپیما و بیمه مسافرتی
اتاق بازرگانی و صنایع ایران و آلمان با برخی شرکت‌های هواپیمایی قراردادهایی را منعقد‌کرده که بر اساس آن به مشتریان نمایشگاهی تخفیف‌های ویژه در نرخ بلیط های هواپیمایی ارائه می‌کنند.
ضمناً بیمه درمانی مسافرتی نیز در این اتاق بازرگانی با احتساب تخفیف ویژه در اختیار بازدیدکنندگان نمایشگاه‌ها قرار می‌گیرد. جهت اطلاع نرخ بیمه نامه (برای افراد زیر ۶۵ سال) به شرح زیر است:
بیمه درمانی مسافرتی ۷ روزه : -/۱۵۶۰۰۰ ریال
بیمه درمانی مسافرتی ۱۵ روزه : -/۳۰۵۰۰۰ ریال
علاقمندان می‌توانند برای دریافت این خدمات با شماره تلفن ۸۱۳۳۱۰۰۰ تماس بگیرند.
گام چهارم : کنترل مدارک
علاقمندان می‌توانند در یکی از روزهای یکشنبه تا چهارشنبه از ساعت ۸:۳۰ تا ۱۶:۰۰ و پنج شنبه از ۸:۳۰ تا ۱۲:۳۰ به منظور کنترل مدارک به بخش روادید این اتاق بازرگانی مراجعه کنند. همکاران بخش روادید شما را از نقص احتمالی مدارک آگاه می‌سازند تا بدین ترتیب در سفارت آلمان دچار مشکل نشوید.
گام پنجم : مراجعه به سفارت
مدت زمان بررسی مدارک توسط سفارت آلمان تا صدور و یا عدم صدور روادید خواهد شد ۱۴ روز است. توجه داشته باشند که اصل گذرنامه متقاضی طی این مدت توسط سفارت آلمان نگهداری می‌شود.
مهّم
لطفاً در زمان مراجعه به سفارت آلمان، کلیه مدارک را به همراه داشته باشید.تغییر و یا تنظیم قرار ملاقلات جدید نزد سفارت آلمان امکانپذیر نیست.سفارت آلمان از ورود متقاضیانی که با تاخیری بالغ بر ۲۰ دقیقه و یا بیشتر از وقت تعیین شده در سفارت حاضر شوند، جلوگیری می‌کند.
سفارت از تاریخ ۲۴/۱۲/۱۳۸۸ از پذیرش مدارک ناقص اکیداً خوددرای می‌کند. چنانچه متقاضی با نقص مدرک مراجعه کند، ملزم به ترک سفارت خواهد بود. مسافرینی که قصد دارند بیش از ۱۰ هزار یورو پول نقد به همراه داشته باشند، موظف هستند طبق قانون مصوب ۱۵ ژوئن ۲۰۰۷ اتحادیه اروپا، هنگام ورود یا خروج از آلمان مراتب را کتباً به گمرگ این کشور اعلام نمایند. فرم‌های مربوطه نزد این اتاق موجود است. خواهشمند است توجه فرمائید که عدم توجه به این موضوع تخلف از قانون محسوب شده و شامل جریمه نقدی تا سقف یک میلیون یورو خواهد شد.